【相談】
取引先より、事業継続計画の一環として、安否確認の仕組みを持たれているという話を聞きました。
弊社では緊急時の対応については「電話連絡」しか手段がありません。
弊社の社員の大半は職人で、それぞれ異なる現場で稼働しますので、「いざという時」は社員は散り散りになっていることが想定できます。
会社の規模も大きくなく、安否確認システムを導入するにはハードルが高いのではないかと感じています。
しかしもし中小企業でも、コストや運用などのハードルが低く導入できる仕組み/サービス/方法があればぜひ教えていただきたいです。
よろしくお願いいたします。
【回答】富永さん
私がBCP事業継続力強化計画の策定をお手伝いするときは、コストや手間をかけずに安否確認する方法としてはEメール、LINEを使った方法をおすすめしています。
1.メールを使った安否確認
・一斉送信メール(BCC)で「安否確認メール」を送信
・回答内容を統一し、件名や本文に【○:無事】【×:被災状況: 】などの記号で返信を依頼
・回答は管理者が集計・確認
2.LINEを使った安否確認
・LINEグループ(例:社員全体/部署別など)を事前に作成
・災害発生時に「安否確認メッセージ」を一斉送信
・各メンバーが定型文やスタンプで即時返信
いずれも返信がない人には個別に再確認する。
3.運用ルール
・連絡網の整備(メールアドレス・LINE IDの確認)
・定期的にグループメンバー追加、削除
・年1〜2回の訓練実施とマニュアル共有
・対応フローの整備
・災害発生後〇時間以内に送信するルール
・返信期限を設ける(例:2時間以内)
・管理者は…
